Ein Dokumentenverwaltungssystem ist ein Computerprogramm oder eine Reihe von Werkzeugen zur Speicherung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen, die mit Hilfe eines Dokumentenscanners erfasst wurden. Dokumentenmanagementsysteme werden häufig von Unternehmen eingesetzt, um die in ihrem Besitz befindlichen elektronischen Dokumente sicher zu speichern, zu organisieren und zu verfolgen.
Diese Systeme umfassen in der Regel eine Reihe von Funktionen und Werkzeugen, die es den Benutzern ermöglichen, auf einfache Weise elektronische Dokumente zu erstellen, zu speichern und zu organisieren sowie bei Bedarf nach bestimmten Dokumenten zu suchen und diese abzurufen. Sie können auch Funktionen für die Versionskontrolle, die Zusammenarbeit und die Freigabe von Dokumenten enthalten, um nur einige zu nennen.
Einer der Hauptvorteile eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, dass es Unternehmen ermöglicht, große Mengen elektronischer Dokumente und anderer Informationen an einem zentralen Ort zu speichern, zu organisieren und abzurufen. Dies kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern, und es kann sichergestellt werden, dass wichtige Dokumente für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich sind.
Ein weiterer Vorteil eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, dass es mehr Sicherheit und Kontrolle über elektronische Dokumente bieten kann. Diese Systeme enthalten häufig Sicherheitsfunktionen, mit denen Unternehmen kontrollieren können, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat, und mit denen sich der Zugriff auf die Dokumente verfolgen und überwachen lässt. Dies kann dazu beitragen, den unbefugten Zugriff auf sensible Informationen zu verhindern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Änderungen an wichtigen Dokumenten vornehmen können.
Zusätzlich zu diesen Vorteilen können Dokumentenverwaltungssysteme Unternehmen auch dabei helfen, die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen in Bezug auf die Speicherung und Verwaltung elektronischer Dokumente zu erfüllen. Diese Systeme bieten die notwendigen Kontroll- und Nachverfolgungsfunktionen, um sicherzustellen, dass Unternehmen in der Lage sind, die Anforderungen für die Aufbewahrung und Vernichtung elektronischer Dokumente zu erfüllen und Aufzeichnungen als Reaktion auf rechtliche Anfragen vorzulegen.